Jak si ohlídat svůj čas: volno, denní limit hodin a schvalování rezervací

Rezervační stránka je skvělá – dokud vám klienti nezaplní celý týden schůzkami a nezbude čas na samotnou práci. LockMyCal má proto řadu nástrojů, kterými si určíte, kolik schůzek chcete, kdy je chcete a které vůbec přijmete. Projdeme je jeden po druhém.

1. Denní limit hodin schůzek

Nejsilnější nástroj proti přetížení. V Dostupnost u každého dne v týdnu nastavíte, kolik hodin schůzek v něm můžete mít.

Příklad:

• pondělí max. 2 hodiny (den na plánování a administrativu),
• úterý až čtvrtek max. 5 hodin,
• pátek bez omezení, ale jen dopoledne.

Jakmile by nová rezervace limit překročila, delší termíny se ten den přestanou nabízet. Počítají se všechny vaše platné schůzky daného dne.

2. Volno a dovolená

Dovolenou, školení nebo nemoc přidáte jako volno – od–do, případně jen na část dne. Dny volna se pro rezervace zavřou, aniž byste museli cokoliv zapisovat do kalendáře. Pokud volno zasahuje do už potvrzených schůzek, aplikace vás upozorní, abyste je mohli přesunout.

Pro jednorázové změny slouží výjimky pro konkrétní data – den můžete úplně zavřít, zkrátit na vlastní hodiny, nebo naopak otevřít den, který je jinak volný.

3. Pauzy, předstih a horizont

Tři pravidla rozvrhu, která byste měli nastavit hned na začátku:

• Pauza mezi schůzkami (0–120 minut) – čas na přípravu, poznámky nebo kávu. Hlídá se před i po každé události, i té z vašeho kalendáře.
• Minimální předstih – žádné rezervace na poslední chvíli, třeba minimálně 3 hodiny předem.
• Rezervační horizont – jak daleko dopředu si klienti mohou vybírat, například 90 dní.

4. Limity počtu rezervací

Chcete maximálně tři strategické konzultace týdně? U typu schůzky nastavíte limit rezervací za den, týden nebo měsíc. Stejné limity lze nastavit i pro celý profil – pak platí souhrnně pro všechny typy schůzek.

5. Rozestupy nabízených časů

U typu schůzky určíte, v jakém rozestupu se nabízejí začátky – například každých 30 minut. Kalendář tak nebude rozdrobený na nepoužitelné mezery.

6. Schvalování rezervací

U náročných nebo drahých schůzek se vyplatí zapnout volbu Každou rezervaci potvrzuji sám/sama. Klient pak odešle žádost, vy ji najdete v Schůzky → Žádosti a rozhodnete:

• Schválit – schůzka se potvrdí, zapíše do kalendáře a klient dostane pozvánku.
• Zamítnout – s nepovinným důvodem; termín se okamžitě uvolní.

Nastavit můžete i lhůtu na rozhodnutí – pokud žádost včas nevyřídíte, vyprší sama a nikoho nenecháte čekat.

Doporučená sestava pro konzultanta

Výsledek: klienti si rezervují sami, ale vy máte jistotu, že vám zbude čas na práci – a na sebe.

Podrobnosti najdete v dokumentaci: Pracovní doba a volno, Typy schůzek a Schvalování.